Zorgorganisaties besteden nog steeds een groot deel van hun tijd aan administratie, terwijl ze liever bezig zijn met directe patiëntenzorg. Uit nieuw onderzoek van Berenschot blijkt dat deze administratieve lasten in sommige sectoren met meer dan de helft kunnen worden verminderd. In de wijkverpleging kan de administratietijd dalen van 28% naar 20%, volgens het onderzoek van Berenschot.

Dat betekent een reductie van 8 procentpunten, oftewel een daling van ruim 28% ten opzichte van de oorspronkelijke administratielast.

Administreren juist zinvol

Veel administratieve taken zijn zinvol, maar kunnen efficiënter. Door kortere verslaglegging, het schrappen van dubbele of onnodige registraties en het vereenvoudigen van overdrachten ontstaat meer ruimte voor zorg. Tegelijkertijd zijn er ook taken die als overbodig worden ervaren, zoals uitgebreide rapportages voor externe partijen en complexe declaratieprocedures.

Toch wordt in de praktijk vaak gezegd: “het gaat nu eenmaal zo.” Die redenering is niet altijd terecht. Juist door kritisch te kijken naar bestaande werkwijzen en soms advies te vragen aan andere zorgpartijen, ontstaan nieuwe inzichten. Het loont om op een gezonde manier de grenzen van regelgeving en routines te verkennen, altijd met het belang van de cliënt en professional voorop.

Toch wordt in de praktijk vaak gezegd: “het gaat nu eenmaal zo.” Die redenering is niet altijd terecht.

Goede administratie is essentieel voor snelle en effectieve zorg. Als informatie overzichtelijk beschikbaar is, kunnen zorgverleners beter samenwerken en fouten voorkomen. Het rapport benadrukt dat minder administratie niet betekent dat alles moet verdwijnen, maar dat het slimmer georganiseerd moet worden.

Creëren van bewustwording

Organisaties zijn vaak sterk intern gericht. Zij zouden vaker de blik naar buiten kunnen richten door actief informatie uit te wisselen met andere zorgorganisaties en beleidsmakers. Om echte verbetering te realiseren zijn vier voorwaarden cruciaal: digitale automatisering, duidelijke rolverdeling, het voorkomen van dubbel werk en het schrappen van onnodige registraties. Ook het management speelt hierin een sleutelrol door heldere kaders te bieden, medewerkers digitaal vaardig te maken, en overbodige verplichtingen te schrappen.

Tot slot wijst het rapport op kansen voor technologie, zoals spraakgestuurd rapporteren, AI-ondersteuning en slimme koppelingen tussen systemen. Maar echte verandering vraagt ook om een cultuurverschuiving: meer autonomie, minder regels en meer vertrouwen in het vakmanschap van zorgprofessionals.

Het kan slimmer

Als adviseur denk ik graag mee over het versimpelen en herstructureren van administratieve processen binnen uw zorgorganisatie. Samen kijken we naar wat écht nodig is en wat weg kan. Want minder administratie betekent meer tijd voor waar het echt om draait.

De zomer is in aantocht, een uitstekend moment om de toegangsrechten binnen uw organisatie onder de loep te nemen.

Zijn de rechten die medewerkers hebben nog steeds in lijn met hun rol en verantwoordelijkheden? Kunnen collega’s mogelijk meer dan strikt noodzakelijk is? En zijn er accounts actief van mensen die allang vertrokken zijn?

Autorisaties

Het is essentieel dat toegangsrechten regelmatig geëvalueerd worden, zeker met het oog op de beveiliging van gegevens en naleving van privacywetgeving. Tijdelijke bevoegdheden – bijvoorbeeld toegekend in drukke vakantieperiodes – blijven soms langer actief dan bedoeld. Ook bij functieovergangen of interne verschuivingen worden oude rechten niet altijd ingetrokken. En nieuwe medewerkers? Die krijgen soms per ongeluk teveel of juist te weinig rechten.

Slim beheer

Wist u dat u het toewijzen van rechten ook grotendeels kunt automatiseren? Door gebruik te maken van functieprofielen, afdelingen en rollen kunnen standaardrechten automatisch toegekend worden.  Zo voorkomt u fouten én bespaart u uzelf veel handmatig werk.

Hulp nodig?

Heeft u behoefte aan advies of ondersteuning bij het opzetten of optimaliseren van toegangsbeheer? Ik denk graag met u mee!