Als niet-gecontracteerde zorgaanbieder wilt u zich richten op goede zorg. Juist in deze sector is het risico op datalekken en boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens groot. Door het ontbreken van een eigen IT-afdeling, of financiële middelen wordt te vaak uitgeweken naar een versnippering van losse (gratis) consumententools, zoals Gmail, Dropbox, of WhatsApp.

De wet (AVG en Wabvpz) en normen zoals NEN 7510 en NTA 7516 gelden echter net zo hard voor kleine en niet-gecontracteerde zorgverleners als voor grote ziekenhuizen.

Risico’s

• Consumentendiensten bieden geen wettelijk verplichte zorg-verwerkersovereenkomst. Cliëntdata hierop opslaan is illegaal.
• Gratis programma’s analyseren vaak metadata voor hun verdienmodel. Data kan ongemerkt op buitenlandse servers belanden, of in verkeerde handen.
• Gewone e-mail mist verplichte end-to-end encryptie en 2FA-verificatie voor ontvangers.

Cloudoplossingen

Moderne cloudoplossingen en professionele EPD’s kunnen uitstekend en veilig worden ingezet, mits de inrichting klopt:

• Met EPD-software zoals Nedap ONS brengt u het dossier, de rapportages en declaraties veilig samen op één plek. 
• Zakelijke omgevingen (zoals Microsoft 365) zijn met de juiste instellingen (MFA/2FA, encryptie en bevoegdheden) volledig NEN 7510-compliant te maken.
• Het gebruik van uw systemen, autorisaties en datalek-protocollen moet aantoonbaar zijn vastgelegd in uw kwaliteitshandboek (zoals HKZ of NEN 7510-richtlijnen).

Hulp nodig? 

Voorkom boetes en datalekken door versnipperde software. Ik help uw met het professioneel, veilig en betaalbaar inrichten van uw automatisering, EPD, kwaliteitshandboek of e-mail.

Het simpelweg opvullen van openstaande diensten kost zorgorganisaties te veel geld. Door stijgende loonkosten en strengere inzetnormen is plannen geen logistieke puzzel meer, maar een strategisch instrument waarin wetgeving, functiemix, kosten en mensenkennis samenkomen.

Knellende marges

De marges op niet-gecontracteerde Zvw-zorg zijn flinterdun. Sinds de wettelijke ondergrens bij niveau 3 (Verzorgende IG) ligt, brengt een gemiddelde route € 54,- per uur op. Vast personeel (FWG 35 t/m 50) kost € 22,- tot € 47,- per uur (inclusief werkgeverskosten en exclusief onregelmatigheidstoeslag). Bij de hogere schalen (FWG 45/50) blijft hierdoor nog maar € 7,- bruto over.

De inzet van zzp’ers (niveau 3/4/5) maakt de situatie kritiek. Met tarieven tussen de € 40,- en € 65,- per uur kost een zzp’er in het ongunstigste geval € 11,- méér dan de route oplevert. Gezonde organisaties sturen daarom strak op de 80/20-regel: minimaal 80 procent eigen personeel en maximaal 20 procent flexibele schil. Structurele zzp-inzet leidt direct tot rode cijfers.

Ken je cijfers

Rendement dwing je intern af met een bewuste functiemix. Planners moeten daarom stoppen met rekenen in gemiddelden en de exacte kosten per individuele medewerker kennen.

Een blinde focus op het functieniveau is financieel misleidend. Door anciënniteit ontstaat er namelijk een paradox in de loonkosten: een ervaren Verzorgende IG (niveau 3) aan het einde van haar schaal is onderaan de streep vaak duurder dan een startende Verpleegkundige (niveau 4). Bovendien is het verspilling om een hoogopgeleide, dure kracht in te zetten op een route met enkel basiszorg: het jaagt de loonkosten op en is een inefficiënte inzet van schaarse expertise.

Tactisch plannen vereist dat een planner de zorgzwaarte matcht met het juiste functieniveau én de juiste loonkosten. Hiervoor moet de planner exact weten wat een specifieke medewerker kost, welke polis de cliënt heeft en welke NZA-tarieven er tegenover staan.

Tot slot vraagt tactisch plannen om mensenkennis. Medewerkers met dezelfde loonkosten verschillen in competenties en ervaring. Door regelmatig mee te lopen in de wijk, ziet de planner wat een cliënt écht nodig heeft en hoe een route kwalitatief én financieel efficiënter kan.

Inzicht nodig?

Heeft u meer inzicht nodig in uw kosten, ik kan u helpen met een analyse en rapport.

Weet wat uw externe indicerend wijkverpleegkundige doet. Als bestuurder bent u eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de zorg. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) ziet echter dat het daar vaak misgaat. Externe indicerende wijkverpleegkundigen hebben soms te veel cliënten tegelijk en kennen de dossiers niet goed genoeg. Hierdoor verliezen zij het overzicht en de betrokkenheid die nodig is voor veilige zorg.

Onvolledig

Een goede indicatie is veel meer dan alleen een intakegesprek, het maken van een zorgplan en het invullen van de aanvraag wijkverpleging. De inspectie ziet vaak dossiers die niet compleet zijn. Soms ontbreken zelfs de meest simpele gegevens, zoals wie de huisarts is, wie de contactpersoon is of wat de afspraken rondom reanimatie zijn. Ook belangrijke documenten zoals een overdracht, medicatielijsten, een risico-inventarisatie of brieven van specialisten ontbreken regelmatig.

Er kan dan wel een akkoordverklaring zijn, maar als bij een materiële controle door de zorgverzekeraar blijkt dat het dossier niet op orde is, kan de verzekeraar het uitgekeerde geld terugvorderen. Dit geldt zeker als rapportages niet navolgbaar zijn. Als bestuurder draagt u vervolgens de financiële en juridische gevolgen van die nalatigheid.

Randvoorwaarden

Om uw organisatie te beschermen, moet u de regels voor externe wijkverpleegkundigen aanscherpen. De verpleegkundige mag niet alleen documenten opsturen, maar moet echt de leiding nemen over het zorgproces. Dit betekent dat zij structureel het cliëntdossier op orde houdt, de dagrapportages controleert en zo nodig bijstuurt. Ook moet zij meedoen aan overleggen en haar deskundigheid duidelijk overbrengen. Al haar werkzaamheden moeten terug te vinden zijn in uw eigen elektronische patiëntendossier (EPD/ECD), zodat alle informatie centraal en voor iedereen toegankelijk is.

Tips

Betaal alleen voor een dossier dat volledig ‘audit-proof’ is. Dit betekent dat alle (medische) informatie, contactgegevens, documenten en afspraken met de verzekeraar al proactief in uw systeem zijn verwerkt voordat de factuur wordt voldaan. Maak dus duidelijke (financiële) afspraken, vraag naar relevante (bij)scholingen, zoals vakbekwaam indiceren, en leg alle communicatie vast. Zo zorgt u ervoor dat de geïndiceerde wijkverpleegkundige echt betrokken blijft bij de cliënt en dat uw organisatie geen onnodige risico’s loopt bij controles.

Door de groeiende vraag en personeelskrapte zetten zorgaanbieders vaker ‘ander zorgpersoneel’ (zoals Helpenden niveau 2, leerlingen en stagiaires) in. Volgens het ‘Gezamenlijke inkooptekst en voorwaarden voor de inzet van helpenden (niveau 2) en ander zorgpersoneel in de wijkverpleging‘ willen zorgverzekeraars dit toestaan, maar eisen dat dit veilig en verantwoord gebeurt.

De wijkverpleegkundige (niveau 6 of 7) blijft altijd verantwoordelijk voor de juiste indicatiestelling en houdt toezicht op het zorgplan. Hoewel niveau 2 ingezet mag worden (na afspraak) in stabiele situaties, moet dit altijd onder supervisie van een hoger niveau gebeuren. Er is altijd achterwacht beschikbaar van minimaal niveau 3. Daarnaast is er dubbele controle: ander zorgpersoneel wordt nooit ingezet in de eerste week van zorg, en minimaal eens in de twee weken neemt een niveau 3 of hoger het zorgmoment over. 

Maximale veiligheid

Wilt u altijd veilig zitten, zet dan minimaal een Verzorgende IG (niveau 3) in. De inkooptekst benadrukt dat de inzet van lager personeel weliswaar is toegestaan, maar altijd verplichte supervisie, achterwacht (niveau 3 of hoger) en periodieke overname door een niveau 3 of hoger vereist.

Onderscheid

• Gecontracteerde zorg: Alleen zorgaanbieders die voldoen aan de voorwaarden voor de inzet van ander zorgpersoneel, komen in aanmerking voor een afspraak (contract). De declarabele formatie personeel mag maximaal uit 20% ander zorgpersoneel bestaan.
• Niet-gecontracteerde zorg: Het uitgangspunt is dat de zorgaanbieder zorg kan declareren die geleverd wordt door niveau 3 of hoger. Zorg die is verleend door personeel dat niet aan de omschrijving en aan de gestelde voorwaarden voldoet, is niet declarabel.

Let op

Dubbelcheck is cruciaal voor declaraties! Zorg die niet aan deze voorwaarden voldoet, is niet declarabel. Als blijkt dat u niet de juiste deskundigheid heeft ingezet, bestaat de kans dat u de geleverde zorg moet terugbetalen zoals valt te lezen in dit artikel. Controleer als zorgaanbieder altijd de individuele polisvoorwaarden van de verzekeraar en zorg dat u altijd een actueel overzicht heeft van de bevoegd- en bekwaamheden van uw medewerkers.

Bovendien is het essentieel om goed te kijken naar het aanvraagformulier wijkverpleging, omdat daarop vaak expliciet vermeld staat aan welke minimale opleidingseisen u moet voldoen voor de geleverde zorg.

Het beëindigen van uw zorgbedrijf is een emotioneel zware aangelegenheid, gedreven door de passie voor uw werk en de band met uw cliënten. Desondanks vereist deze periode bovenal een professionele en zorgvuldige afronding om uw juridische zorgplicht na te komen, welke pas eindigt als de laatste client goed is overgedragen.

Financiële gevolgen

De periode van doorzorg brengt mogelijk directe financiële gevolgen met zich mee, met name de kosten voor het personeel dat u nodig heeft om de zorg te kunnen blijven leveren, zeker als u zelf geen zorgverlener bent. Een vlotte overdracht is dan ook in uw eigen economische belang.

Slimme overdracht

De meest efficiënte manier loopt via de regionale, digitale aanmeldportalen. Dit is een gezamenlijk systeem waarbij zorgvragen via een centrale website worden aangemeld. Aanmeldingen komen zowel van huisartsen, ziekenhuizen , transferpunten, zorgaanbieders, als door de client zelf. Deelnemende zorgorganisaties coördineren daar elke werkdag de regionale zorgaanvragen.

Deze aanmeldportalen zijn relatief nieuw en op initiatief van zorgverzekeraars en gecontracteerde zorgpartijen. Het doel is grip te krijgen op de versnippering van zorg, met name veroorzaakt door niet-gecontracteerde zorgaanbieders. Vaak ligt er een regiovisie aan ten grondslag.

Heeft u enkele cliënten? Meld hen dan online aan. Heeft u veel cliënten? Neem dan contact op met het management van de grootste gecontracteerde zorgaanbieder in uw regio; zij beheren doorgaans het portaal. Voor u als niet-gecontracteerde zorgaanbieder is dit de meest geschikte en gestructureerde weg voor een snelle en adequate overdracht. 

Administratie op orde

• Licht zowel uw cliënten als de zorgverzekeraar proactief in over uw stappen. De zorgverzekeraar heeft ook een zorgplicht en kan druk uitoefenen bij deelnemende zorgaanbieders om cliënten in zorg te nemen.

• Zorg voor een actueel zorgplan/overdracht inclusief alle relevante medische documenten.

• Zorg daarnaast voor een veilige en AVG-conforme overdracht van alle documenten aan de nieuwe partij. Blijf proactief betrokken.

Hulp nodig?

De afronding van uw bedrijfsactiviteiten is emotioneel zwaar en tijdrovend, maar tegelijkertijd ontzettend belangrijk en waardevol voor uw cliënten en uw reputatie. Ik ben bekend met regionale aanmeldportalen en kan u in deze fase helpen om gestructureerd en efficiënt te werk te gaan, en de communicatie met betrokkenen professioneel te laten verlopen.

In het kader van transparantie zijn zorgaanbieders verplicht om informatie openbaar te maken en correct te registreren, zoals geregeld in de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) en de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Dit stelt zorgverzekeraars en toezichthouders in staat om risico’s, kwaliteit en naleving van regels te beoordelen. Openbare (financiële) gegevens, interne communicatie, declaraties en personeelsbeleid worden nauwlettend gevolgd door zowel specialisten als geavanceerde algoritmes en artificial intelligence (AI).

Focus van verschillende partijen:

• Zorgverzekeraars letten vooral op onjuiste declaraties, mogelijk frauduleus gebruik van zorg en efficiëntie van processen.
• Inspectie (IGJ) richt zich op kwaliteit, veiligheid en continuïteit van de zorg.
• Nederlandse Zorgautoriteit (Nza) maakt regels voor zorgaanbieders en zorgverzekeraars en houdt toezicht op de naleving hiervan.

Belangrijke aandachtspunten voor zorgaanbieders:

• Openbare gegevens zoals ZorgkaartNederland, jaarrekeningen/verantwoordingen en het kwaliteitsbeeld moeten correct en actueel zijn.
• Interne en externe communicatie moet geregistreerd, navolgbaar en consequent zijn.
• Declaraties en facturen moeten aansluiten bij de geleverde zorg; bij afbouw van zorg richting zelfredzaamheid hoort doorgaans minder zorgtijd en dus een lagere declaratie.
• Personeelsbeleid moet voldoen aan wettelijke en kwaliteitsstandaarden; inzet van onvoldoende gekwalificeerd personeel kan leiden tot signalen en controle.
• Cliënten moeten altijd beschikken over de juiste en verplichte informatie over uw werkwijze. Zorgverzekeraars kunnen namelijk rechtstreeks contact opnemen met cliënten.
• Efficiënte bereikbaarheid: Zorg dat instanties u gemakkelijk kunnen bereiken en kom afspraken na. Dit wordt sterk gewaardeerd.
• Professionele website: Zorg dat uw website actueel is, alle wettelijke informatie bevat en een goed overzicht biedt van uw diensten. Het oog wil immers ook wat!

Slimme tip:

Houd alles menselijk maar professioneel: bespreek zaken constructief, op inhoud en kennis, open en vriendelijk met. Wees consequent in al uw communicatie, zowel intern als extern. Vermijd emotionele discussies; kalm en professioneel handelen kan in bepaalde situaties gunstig uitpakken.

Hulp nodig?

Wees niet bang om verantwoording af te leggen. Zorg dat u goed voorbereid bent, dat alle benodigde informatie beschikbaar is, en schakel advies in wanneer u ergens onzeker over bent. Indien gewenst, kan ik u daarbij ondersteunen.